Novozymes sætter strøm til KPIerne
Effektiv automatisering af informationsflowet var en af de væsentligste årsager til, at Novozymes i oktober 2007 vandt European Supply Chain Excellence Award i kategorien FMCG/CPG (Fast Moving Consumer Goods / Consumer Package Goods).
Når man taler om automatisering, tænker man normalt på automatisering af vareflowet i form af robotter og anlæg, der automatiserer en fysisk håndtering af produktion eller produkt. Men det er mindst lige så vigtigt at automatisere informationsflowet i en forsyningskæde. Den erfaring har Novozymes gjort sig.
Alle aktører i Novozymes forsyningskæde har adgang til realtidsinformationer om, hvor en given vare befinder sig i værdikæden, og hvad status er på alle gældende KPIer (Key Performance Indicators, måltal). Det lyder måske ganske banalt og naturligt, men i praksis er det et fåtal af virksomheder, som kan præsentere et system, der tilbyder al relevant information i realtid for alle relevante parter i forsyningskæden.
Optimering af forsyningskæden
Novozymes har de sidste to til tre år arbejdet intenst på at udvikle den rigtige Supply Chain strategi for EMEA-regionen (Europa, Mellemøsten og Afrika) samt implementere den. Det har været et omfattende arbejde og har resulteret i gevinster som:
- reduktion i kapacitetsomkostninger på 32 %
- reduktion af lagerbinding på mere end 30 %
- forbedring af gennemløbstid på mere end 30 %
- forbedring af leveringskvaliteten
- en reduktion i sygefravær
Arbejdet resulterede som nævnt i en kategoripris i European Supply Chain Excellence Award 2007.
Fra strategi til praksis
Ét af de vigtigste virkemidler til at omsætte strategien til praksis er identifikation af mere end 150 KPIer, som vi har opsamlet i et Real Time Management-system, der er integreret med vores SAP-system. Vi har prioriteret ti nøgletal, som er de væsentligste, fortæller Senior Director Karl Poulsen fra Supply Chain Operations i Novozymes EMEA og tilføjer:
Under de ti nøgletal ligger en hel masse andre KPIer, som ikke umiddelbart bliver fremhævet på den måltavle, som medarbejdere ser på deres online skærm. De underliggende KPIer bliver kun synlige, hvis de overskrider bestemte grænseværdier. Hvis de overskrider grænserne bliver relevante personer automatisk adviseret per e-post eller SMS, så de kan foretage korrigerende handlinger.
De ti nøgletal bliver evalueret løbende og justeret en gang om året.
Trækker kompleksiteten ud
Det er ifølge Karl Poulsen svært at overvurdere betydningen af at gøre realtidsinformationer lettilgængelige for alle i organisationen og i kundens organisation.
Informationssystemet trækker kompleksiteten ud af forsyningskæden. Vi har opnået en helt ny gennemskuelighed, som giver os et faktuelt grundlag at agere på hvor vi tidligere agerede på fornemmelser eller historiske informationer. Vi får nu konkrete samt valide data, og dataene afspejler virkeligheden her og nu. Vi kan altså agere proaktivt i stedet for reaktivt, og det gør os meget hurtigere til at reagere på ændrede kundeønsker eller uforudsigelige hændelser, fortæller Karl Poulsen.
Tidligere foregik informationsudvekslingen ved, at medarbejdere foretog et dataudtræk i ERP-systemet og samlede dataene op i et excel-ark, som blev distribueret rundt til relevante parter. Det var en tidskrævende proces. I dag kan Novozymes i stedet bruge den tid på proaktivt at sikre kvaliteten og leveringstiden i forhold til kunderne.
Konkrete gevinster
Konkrete effekter af det nye system til informationsudveksling omfatter:
- først og fremmest understøtter automatiseringen af informationsflowet Novozymes arbejde med at forbedre leveringssikkerhed, kvalitet, produkttræfsikkerhed osv..
- OEE (Overall Equipment Efficiency) på de væsentligste produktionslinier er forbedret markant.
- Systemet giver et bedre grundlag for at inddrage medarbejdere i forbedringsarbejdet, simpelthen fordi de har en bedre indsigt.
- Kundeservice kan yde en bedre kundeservice, fordi de kan gå direkte ind og hente informationer om produkter og ordrestatus, mens de har kunden i telefonen
Sårbar afhængighed af IT
Men der er ifølge Karl Poulsen også ulemper forbundet med det nye system.
Vi er afhængige af interfaces, der konverterer data fra ERP-systemet til applikationen med informationsudvekslingen. Det er ikke fordi, vi har oplevet store problemer med stabiliteten endnu, men det er helt sikkert et kritisk punkt i systemet, som vi er meget opmærksomme på, fortæller Karl Poulsen.
En anden ulempe er afhængigheden af servere. Hvis en server går ned, er dataene ikke tilgængelige, og man risikerer at miste data.
Derimod mener Karl Poulsen ikke, at datadisciplin og datavaliditet har været et stort problem for Novozymes, hvilket ellers er en udbredt udfordring i danske virksomheder. Èn forklaring er givet, at Novozymes har været meget konsekvente i anvendelsen af SAP-systemet som grundsystem for alle processer i virksomheden.
Information med kunder
Automatiseringen af informationsudvekslingen omfatter ikke kun Novozymes interne forsyningskæde, men også kommunikationen med kunder.
Vi har arbejdet hårdt på at reducere spild i processerne sammen med vores kunder. Det sker ved, at vores Supply Chain eksperter går sammen med Supply Chain eksperter fra kunden om at fjerne spild. Det er væsentligt, at relationen ikke bliver styret af sælger-indkøber relationen, men at den foregår som et samarbejde mellem Supply Chain-folk, fortæller Karl Poulsen.
Supply Chain-folkene modellerer et helt forsyningskædenetværk fra fabrikker til kundelokationer, hvor de tager højde for den samlede kapitalbinding i forsyningskæden. Ved at dele data er det muligt at etablere et overblik og opstille systemer for effektiv genopfyldning af varer.
Åbenhed er helt afgørende for den slags kundesamarbejder. Der er en naturlig skepsis i alle virksomheder mod at åbne for meget op, men det er vigtigt at overskride denne barriere, hvis man virkelig skal have skovlen under spildet, fortæller Karl Poulsen og tilføjer:
I den sammenhæng er det vores erfaring, at det er en stor fordel at etablere klare aftaler om en fair fordeling af de besparelser, samarbejdet resulterer i. Det giver en naturlig motivation og ro til arbejdet.
Novozymes har anvendt SCOR-modellen fra Supply Chain Council som et nyttigt værktøj i samarbejdet med kunder. Det giver en fælles terminologi og en fælles referenceramme, der støtter samarbejdet.
Syv gyldne råd
Karl Poulsen fremhæver syv gyldne råd til andre virksomheder, der har et ønske om at automatisere informationsudvekslingen som et led i optimering af den samlede forsyningskæde. De lyder:
1. Fokusér på maksimalt ti nøgletal, en organisation kan ikke fokusere på mere på én gang.
2. Beskriv interfaces til datakilder nøjagtigt og hold integrationen så simpel som muligt.
3. Kom så tæt på realtid som muligt, det øger muligheden for at agere proaktivt.
4. Gør data tilgængelige for alle medarbejdere (ikke noget med adgangsniveauer og koder).
5. Lav klare aftaler med kunder om fordeling af besparelser (det forudsætter identifikation af udgangspunktet).
6. Gå forrest og demonstrer åbenhed og klare meldinger i kunderelationerne.
7. Lad Supply Chain-folk gå i dialog med kundens Supply Chain-folk. Supply Chain-integration bliver ikke skabt af indkøber-sælger dialog, som naturligt vil have for meget fokus på pris.
Næste mål: Kundefokus
Næste mål for Novozymes bliver at vende fokus mod Customer Responsiveness.
Vi kan altid blive bedre til at udnytte vores aktiver endnu bedre, men vi mener, at tiden nu er inde til at vende blikket mod kunderne og se på, hvordan vi kan blive endnu mere fleksible og reaktionsduelige i forhold til kundernes ønsker og behov, fortæller Karl Poulsen.
