Krisen åbner store muligheder for indkøb

Indkøb udgør oftest mere end 50 % af virksomheders omkostningsbase, og indkøb er dermed en meget væsentlig aktivitet med stor bundlinjeeffekt. Det er der intet nyt i, men finanskrisen ser ud til at have kastet indkøbsoptimering helt op i toppen af virksomhedernes agenda, fordi der her er hurtige og kontante besparelser samt cash-flow forbedringer at hente.

Herudover bidrager indkøb til andre væsentlige elementer, der øger konkurrenceevnen, som for eksempel innovation med og gennem leverandører, risikoafdækning, skabelse af en fleksibel og Lean forsyningskæde samt leverandørudvikling med henblik på vedvarende værdiskabelse i forsyningskæden.

I indkøb er der mulighed for at levere resultater her og nu til virksomheden. Konsulentvirksomhederne oplever i øjeblikket en stor og ændret interesse for indkøbsprojekter.

Glem ikke 2. halvleg
”Vi gennemførte i marts måned en undersøgelse af forsyningskæderne hos leverandører til byggeri og farmaindustri. Byggeri er meget hårdt ramt af krisen, mens farma ikke er særlig hårdt ramt. Men undersøgelsens respondenter svarer enslydende for begge sektorer, at for cirka 80 %’s vedkommende befinder indkøb sig i top tre af virksomhedens prioriteringer”, fortæller konsulent Maria Juel Christensen fra PA Consulting.

Hendes tese er, at indkøb har stået højt på virksomhedernes agenda de sidste ti år, men at krisen har skærpet prioriteringen og ændret karakteren af indkøbsindsatsen:

”Vi oplever, at indkøbsprojekterne skifter karakter fra at fokusere på innovation og holistisk optimering til i dag i højere grad at fokusere på de hurtige gevinster og back to basics”, fortæller hun.

Maria Juel Christensen mener, at det er stærkt risikabelt for en virksomhed at fokusere for ensidigt på de lavthængende frugter og overse den langsigtede opbygning af kompetencer, strukturer og processer.

”Det er naturligt at fokusere på de lavthængende frugter for at opnå momentum og buy-in i organisationen – og for at ”stoppe blødningen”. Men mange virksomheder forsømmer i øjeblikket at udvikle platformen for den langsigtede udvikling, og hvad mon der så sker, når 1. halvleg er overstået og krisen ophører? Der vil ske det, at de innovative virksomheder i 2. halvleg vil have et stort forspring i konkurrencen”.

Hun vurderer, at indkøbsafdelinger lige nu har en stor mulighed for at tilføre værdi til virksomheden og også, at der er lydhørhed for at udvikle indkøbsafdelingens strategiske evne til at understøtte forretningen på lang sigt.

”Jeg mener, at indkøb skal sætte barren for ambitionsniveauet meget højt lige nu. Men det er afgørende, at indkøb er i stand til at synliggøre og dokumentere potentialet”, fortæller hun.

Alle ved det, men ingen gør det
Indkøb får i øjeblikket lov til rigtig mange ting i virksomhederne. Det er Valcon-konsulent Stig Jessens oplevelse, at indkøb svinger taktstokken i mange virksomheder og fylder meget på agendaen.

”Der er meget store langsigtede potentialer at hente, hvis indkøb kan få lov til i samarbejde med andre funktioner at optimere på logistikflows, specifikationer, leveringsfrekvenser, innovation sammen med leverandører, produktprogrammer etc.”, fortæller han.

Krisen påvirker ifølge Stig Jessen dog først og fremmest indkøb på den måde, at fokus nu er skiftet til omkostninger, hvilket i høj grad er identisk med fokus på indkøb.

”Vi ser mange virksomheder, der fokuserer på indkøb og genforhandling af aftaler. Men desværre ser vi, at de fleste virksomheder kun retter fokus på 10-20 % af det samlede forbrug. Resten forbliver af uransagelige årsager urørt”, fortæller han og tilføjer:

”Mange ved, at der er likviditet at hente i at aftale nye betalingsvilkår med både leverandører og kunder, men ikke alle gør noget ved det. Dem, der henvender sig til både leverandører og kunder og foreslår nye betalingsbetingelser, får ofte ja som svar – også fra kunderne!”.

Stig Jessen kan fortælle om en flodbølge af ordrer. Han forventer en vækst for Valcons indkøbsydelser på flere hundrede procent. Kunderne går efter klassiske indkøbsprojekter for at opnå hurtige gevinster. Det er faktabaserede genforhandlinger af aftaler med leverandører med baggrund i de kraftigt faldende råvarepriser. Faktabaseret betyder, at genforhandlingerne er baseret på undersøgelse af faktuelle prisudviklinger på de relevante råvarer og varekategorier som plast, olie, aluminium, guld, transport, kaffe, stål etc.

Høj hastighed
”Den anden tydelige tendens, vi ser, er høj hastighed og lav tålmodighed i kundernes projekter. Virksomhederne er under pres for at frigøre kapital og opnå besparelser. For to år siden brugte virksomheder måske et eller to år på at gennemgå deres totale spend. I dag sker det på seks måneder”, fortæller Stig Jessen, der nævner eksempler på genforhandlingsprojekter, som har betalt sig selv hjem efter allerede en uge.

”Der er meget store besparelser at hente på kvalificerede genforhandlinger i øjeblikket. Det er ikke usædvanligt at se virksomheder, der går målrettet til værks, opnå besparelser på 5-15 % af det samlede forbrug på bare tre måneder”, fortæller han og understreger, at forhandlingerne gennemføres professionelt og faktabaseret. Det er ekstremt vigtigt at fastholde væsentlige leverandørrelationer.

Stig Jessen peger også på en tredje tendens, nemlig at risikostyring af råvarepriser og valutakurser får langt større opmærksomhed end tidligere:

”Volatiliteten er steget kraftigt, og derfor er behovet for at afdække og styre risikoen meget stor”.

CSR og risikostyring
Hos Implement er konsulent Jesper Sten Madsen enig i behovet for at være ekstra opmærksom på prisudviklingen.

”Der sker i øjeblikket ekstreme udsving i råvarepriser på verdensmarkedet. Virksomheder er generelt dygtige til at håndtere prisudsvingene inden for deres strategiske indkøb. Det kniber mere med kompetencen inden for de ikke-strategiske indkøb, her er der store potentialer for eksempel bare ved at forbedre indkøbsspecifikationerne”, fortæller han.

Jesper Sten Madsen kan berette, at virksomhederne i øjeblikket efterspørger indkøbsoptimering, der kan forbedre likviditet. Han advarer på linie med Maria Juel Christensen om, at det kan være farligt at glemme at udvikle indkøbskompetencen.

”Hvis indkøb for alvor skal bidrage til virksomhedens værdiskabelse, skal indkøberne have en udviklet forretningsforståelse. Indkøberne skal kunne tale med, når forretningsstrategien bliver udviklet, og de skal kunne synliggøre og konkretisere over for finans, Supply Chain, HR, IT, kommunikation etc., hvordan indkøb kan bidrage til den samlede forretning”, fortæller han.

Han forventer, at CSR og risikostyring kommer til at spille en stor rolle for fremtidens indkøb i de førende virksomheder.

”Indkøb skal i tæt samarbejde med andre funktioner udvikle og eksekvere stærke CSR- og risikostyringsstrategier for at forebygge store uventede omkostninger i forbindelse med miljøkatastrofer, terrorhandlinger, presseskandaler om børnearbejde, pludselige epidemier, naturkatastrofer etc. Kommer en virksomhed på forsiden af Time eller Ekstra Bladet med en negativ historie, kan det nemt koste tocifrede millionbeløb. Det vil kræve nye kompetencer hos indkøberne”.

Jesper Sten Madsen peger også på, at indkøberne har en stor dokumentationsudfordring, og at indkøbsoptimering ofte byder på overraskelser.

”Det kan være vanskeligt for indkøb at dokumentere gevinster, fordi budgetprocessen ofte ikke er integreret med indkøbsprocessen, fordi aktivitetsniveauer på varekategorier kan svinge meget, og fordi råvarepriserne også svinger meget”, fortæller han og tilføjer:

”Når virksomheder optimerer på indkøb får de ofte store aha-oplevelser ved bare at etablere overblikket over spend-kategorier. Det samme gælder, når vi ser nærmere på fordeling af roller og ansvar, det er ofte meget uklart, hvem der gør hvad”.

Godt indkøb skabes af dygtige mennesker
Hos Capacent er meldingen, at indkøb er kommet mere i fokus, fordi finanskrisen skaber et stort behov for at reducere balancen og forbedre likviditeten. Virksomhederne efterspørger ifølge Chief Sales Officer Jens Indahl strategisk optimering, optimering af indkøbsprocesser, udarbejdelse af leverandøraftaler, måling på leverandørpræstationer samt projekter, hvor man ser på, hvordan man kan stoppe indkøb for at forbedre likviditet.

”Virksomhederne ønsker at spare penge og forbedre bundlinie, og indkøbsprojekter bidrager på kort sigt typisk med 5-10 % reduktion af indkøbspriser og 10-20 % reduktion af varelager. Inden for 6-12 måneder bidrager indkøbsoptimering typisk med 30 % reduktion af ressourcer til drift af indkøbsprocesser, 30-40 % reduktion af varelagre samt 10-30 % lavere indkøbspriser”, fortæller Jens Indahl.

Han fortæller også, at indkøbsprojekter ofte gemmer store overraskelser for virksomhederne. Det omfatter fx:

* At kvaliteten af produkter fra Asien sagtens kan måle sig med europæisk kvalitet
* At det i bund og grund handler om mennesker og god samt regelmæssig kommunikation med leverandører
* At godt indkøb (pris, volumen, likviditet) skabes af dygtige og arbejdsomme personer
* At metode og styring er helt afgørende for succes

”En af de største udfordringer lige nu er, at virksomhedernes reaktionstid, fra de bliver opmærksomme på nødvendige handlingstiltag til reel implementering, typisk er op til seks måneder. Det er for langsomt, der skal mere fart på”, fortæller Jens Indahl.