06.10.2014  |  Strategi & ledelse

Indspark: Implementering kræver tid og kommunikation

Indhold fra partner Hvad er dette?

Strategiimplementering, Change Management, forandringsledelse, Corporate Nudging – besværligt barn har mange navne. Vi kalder det retorik.

Kender du fornemmelsen af, at når den nye strategi skal meldes ud, så dukker medarbejderne sig og gør som de plejer? Og har I overvejet, hvordan I kan få strategien, organisationsændringen eller en ny kultur forankret i organisationen? Så læs endelig videre – så skal vi give et forskningsbaseret bud.

Det sker alt for ofte, at topledelsen og konsulentbureauer bruger halve og hele år på at udvikle nye strategier, for derefter at læne sig tilbage i den bløde stol og tænke ”job well done!”. For når først planen er lagt, og de store tanker tænkt, så skal det jo ”bare” implementeres. Måske på et stormøde, måske med et par mails og selvfølgelig den nødvendige information på intranettet. Så kører det. Ikke’?

Beklager, det virker ikke. Men hvorfor?
Fordi rationel viden i sig selv ikke er nok til, at vi ændrer adfærd – hverken i personlig eller organisatorisk sammenhæng. Hvis rationel viden var nok, så var der jo ingen rygere, ingen der kørte for stærkt, og vi levede alle sammen af grøntsager. Skal vi ændre vores adfærd, skal vi føle det helt ned i maven.

Der skal arbejdes på to niveauer. Nemlig taktisk og operationelt. På det taktiske niveau skal der laves en plan for, hvad der skal kommunikeres og af hvem. Hvornår det skal kommunikeres, hvorfor og til hvem. På det operationelle niveau skal ledere og nøglemedarbejdere trænes og rådgives i, hvordan de skal sige det, skrive det og i det hele taget agere. Altså helt ned til det kropssproglige, når de står og skal fortælle om det. Så nej, lange rapporter og fine kaskademodeller får ikke folk til at æde strategien. Til eksekvering og implementering skal der konkrete, hands-on redskaber til. Og så skal man regne med, at det tager 6-8 måneder at fremkalde grundlæggende adfærdsændringer – eksempelvis at følge en ny strategi.

De taktiske betragtninger
Du er nok allerede bevidst om, at forandringer tager tid. Men meget af den tid skal faktisk bruges, før forandringen bliver meldt ud, fordi organisationen skal gøres parat til at modtage forandringen. En såkaldt ’defreezing-fase’, hvor man simpelthen optør medarbejderne til den nye forandring. Og den tilstand skal helst ikke være konstant.  For en omstillingsparat medarbejder er typisk også utryg og demotiveret (det argumenterer vi gerne for – men ikke i denne artikel).

Når medarbejderne er klare og omstillingsparate, så kan forandringen meldes ud. Men naturligvis ikke før. Så selvom ledelsen rigtig gerne vil komme med svarene på alle problemerne, fortælle om den nye fantastiske strategi og komme godt i gang, så er der meget at hente ved at trække tiden lidt, så medarbejderne faktisk efterspørger løsningerne, før de får dem proppet ned i halsen.

I små bidder
Vi anbefaler altid, at I laver en plan for, hvordan I sikkert og godt kan flytte medarbejderne et skridt ad gangen. Forskning viser nemlig, at det primære problem med meget organisationskommunikation er, at vi beder folk om for meget på en gang – de skal flyttes langsommere, hvis ikke de skal stå af.

Og typisk skal man starte med det lidt kedelige, eksempelvis forståelsen af den nye organisation. Derefter de mere interessante a la gejst, motivation og ejerskab.

Man kan nemlig sjældent få en medarbejder til både at skifte plads i organisationen (eksempelvis til et andet team), ændre arbejdsopgaver, forstå og handle på en ny strategi og samtidig føle sig tryg og motiveret. Tænk på hvor meget energi og tid man typisk bruger på oplæring og sparring, hver gang der bliver ansat en ny medarbejder. Det er lidt samme proces, der er brug for, når man vil flytte tusinde hoveder. Bare i langt større skala. Så ligesom med oplæring af en ny kollega, så skal det tages trinvist.

Til sidst skal fokus være på at fastholde de gode følelser. Vidste du f.eks., at følelsen af at være motiveret dør ud på to måneder, hvis ikke man løbende får fyldt motivationen op? Så det er ikke et spørgsmål om, at medarbejderne ikke har forstået strategien (jo, somme tider er det også et problem), men typisk mere, at de ikke får fastholdt motivationen til at udføre den.

De operationelle betragtninger
Det er ikke nok at sige, at man gerne vil have, at medarbejderne skal være motiverede og have gejst. Det skal fremkaldes i hjerterne hos dem.

At fremkalde motivation, gejst og ejerskab på skrift er yderst svært. Og det kræver derfor typisk, at man taler direkte til medarbejderne. Desværre er reglen, at jo flere til stede des mindre effekt. ’Diffusion af effekt’ som det kaldes i psykologisk terminologi.

Der skal derfor arbejdes meget konkret med hvilke ord, der skal komme ud af munden på lederen (eller hvem, der nu er afsenderen). Det skal trænes. Og den rigtige stil skal findes til hver eneste leder, så det ikke lyder som om, de nu blot tankeløst afspiller den lydbid, de er blevet indpodet fra direktionen. Det skal være troværdigt, ærligt og effektivt.

Det er centralt, at rækkefølgen af kommunikationen passer med, at kritikerne bliver afvæbnet, så de ikke smitter de positive med deres dårlige tanker. At de neutralt indstillede bliver positive. Og at de kritiske spørgsmål, der altid vil være, ikke forhindrer den adfærdsændring, der skal fremkaldes. Alt sammen ved at arbejde retorisk med kommunikationen.

Og hvad så?
Får man opbygget en effektiv taktik med tid til, at medarbejderne kan forstå behovet for ændringen. Og kombinerer man det med en stærk sparring og træning af lederne i de typisk uvante kommunikationssituationer, hvor der skal fokuseres på medarbejdernes følelser og skabes behov. Så får man til gengæld en langt mere effektiv implementering, hvor medarbejderne handler, som man vil have dem til. Altså både en følelsesmæssigt og rationel forståelse for det nye. Og nej, teknikken løser ikke alle problemer og fjerner ikke al modstand. Men den er bedre end alternativet.

  SCM.dk anvender cookies, som vi bruger til at huske dine indstillinger og statistik m.m. Når du fortsætter med at bruge websitet accepterer vores nye cookie- og persondatapolitik. Læs mere