ERP-systemets begrænsninger
For langt de fleste velfungerende supply chains er ERP-systemet som nervebanerne i rygraden på et menneske. En absolut kritisk nødvendighed, der hele tiden holder styr på, at takten er den rigtige i forsyningskæden. Men selv de bedste ERP-systemer har nogle grundlæggende begrænsninger, som det er vigtigt at være opmærksom på.
Alle ERP-systemer er grundlæggende opbygget med udgangspunkt i varen. Fra varen ankommer fra leverandøren og lægges på lager, til den har været gennem produktionen for til slut at blive sendt af sted til kunden. Ikke desto mindre er der en række situationer i specielt salgs- og marketingafdelingerne, hvor det er nødvendigt at kunne anskue tingene ud fra kundens perspektiv.
De banale spørgsmål, der skal kunne svares på, er: Hvad har hvilke kunder købt? og Hvornår og til hvilken pris?. Disse spørgsmål kan der som regel findes svar på ved at kombinere nogle tabeller fra ERP-systemet. Blandt de mere sofistikerede spørgsmål er: Hvilke varer kan vi forvente, at en given kunde køber som det næste?. Eller med omvendt fortegn kan spørgsmålet lyde: Hvilke varer kan vi med størst sandsynlighed sælge som de næste til hvilken gruppe af kunder?
For at kunne svare på den type spørgsmål kræves det, at data vedrørende kunderne og deres adfærd sammenstilles og bearbejdes på en markant anderledes måde, end ERP-systemet kan tilbyde. Nøglen er kunden, der gøres til omdrejningspunkt for alle analyser. Heldigvis er de fleste professionelle virksomheder begyndt at søge svarene på disse spørgsmål.
Der er stadig en overvægt af virksomheder inden for BtC, der arbejder med disse emner, men tendensen er stigende også blandt BtB-virksomheder, der ligeledes begynder at erkende, at der er rigtig mange penge at spare eller tjene ved at rette salgsindsatsen mod de kunder, hvor der er størst sandsynlighed for, at de rent faktisk køber varen. Banker og pengeinstitutter har gennem snart mange år praktiseret denne fremgangsmåde. Så det er som regel langt fra tilfældigt, når du modtager et brev fra din bank med tilbud om at købe endnu et bankprodukt.
Avancerede analyser og prognoser
Sidste år havde vi fornøjelsen af at gennemføre et projekt for en stor industrivirksomhed, der fremstiller og servicerer avancerede maskiner. Opgaven var at finde årsagen til, at nogle af de maskiner, som virksomheden havde ansvaret for at servicere, simpelthen stoppede og måtte serviceres uden for den planlagte servicekalender.
Efterfølgende kunne man så hjælpe virksomheden med at finde ud af, hvilke maskiner der med størst sandsynlighed ville blive de næste, der skulle serviceres uden for planlagt service. At virksomheden havde et brændende ønske om at få løst opgaven, skyldtes dels de meget store omkostninger med at sende serviceteknikere af sted på hasteopgaver, dels den direkte og målbare effekt på kundetilfredsheden, når maskinerne ikke var i stand til at producere som planlagt. Igen mødte vi en begrænsning i ERP-systemet.
Godt nok var omdrejningspunktet stadig varen eller maskinen. Det viste sig imidlertid at være nødvendigt at analysere på flere hundrede variable omkring hver enkelt maskine for at kunne opstille en kvalificeret liste over årsager til nedbruddet på maskinen. Listen skulle være rangordnet efter sandsynlighed, således at den første årsag var den, der med størst sandsynlighed var årsagen til nedbruddet.
I parentes bemærket var det for alle parter overraskende, at navnet på en af serviceteknikerne i flere tilfælde stod øverst på listen. Det vil med andre ord sige, at når en bestemt person som den sidste har serviceret en maskine, var der stor sandsynlighed for, at maskinen inden for en overskuelig tidshorisont ville få et nedbrud. Den afledte effekt for virksomheden var, at den fik øjnene op for nødvendigheden af en mere struktureret efteruddannelse af teknikerne.
Holistisk ledelsesinformation
Ofte er ERP-systemet ikke det eneste system, der anvendes til at styre og kontrollere virksomheden. Det være sig lønsystemer, fabrikssystemer, kundeklagesystemer og mange andre. Dette forhold hverken kan eller bør ændre ved ledelsens ret og pligt til at få et helhedsorienteret og retvisende billede af virksomhedens tilstand. Vi støder igen på en begrænsning i ERP-systemet, når der skal kombineres og bearbejdes data fra mange forskellige kilder for at opstille præcist de nøgletal, som ledelsen ønsker. Udover at ERP-systemet har en naturlig begrænsning på dette område, bør der også lyde et opråb til ledelsen, der alt for ofte affinder sig med ikke at få svar på de stillede spørgsmål.
Det må og skal være enhver leders ret at kunne stille alle tænkelige og utænkelige spørgsmål om virksomhedens forhold og få et korrekt svar inden alt for længe. Det er jo en bærende forudsætning for at kunne praktisere disciplinen ledelse, at beslutninger kan træffes på et sikkert datagrundlag.
Høj datakvalitet
Sidste punkt, der med relevans kan medtages i denne runde, er kvaliteten af data i virksomheden. For nylig blev vi bedt om at hjælpe en virksomhed med at forbedre kvaliteten af data. Det første symptom, der mødte os, var, at der var allokeret anseelige ressourcer til at bearbejde de rapporter til ledelsen, der blev lavet ud fra data i de grundlæggende systemer. Med andre ord var væsentlige elementer af rapporterne åbenlyst ukorrekte. I stedet for at arbejde med den mere komplekse problemstilling med at løse problemet ved kilden havde virksomheden midlertidigt valgt at allokere medarbejdere til at revidere og rette data, når de var trukket ud af forskellige rapporter. Med tusindvis af forskellige varenumre og hundredvis af forskellige kunder er opgaven med at sikre korrekte data ganske kompleks.
Nu kunne det lyde som om, missionen har været at revse de gode ERP-systemer, men det er ingenlunde tilfældet, da netop ERP-systemet er en absolut nødvendighed for langt de fleste virksomheder. Anvendt på den rigtige måde tilfører de markant værdi til virksomheden gennem levering af et sikkert styringsgrundlag i alle de forhold, der vedrører varerne. Derimod har formålet været at gøre opmærksom på nogle af de begrænsninger, der findes i ERP-systemet qua det helt grundlæggende design af systemerne. Formålet har været at gøre opmærksom på, at ikke alle opgaver for en håndværker kan løses med en hammer. Undertiden skal der en høvl eller en skruetrækker til for at komme hurtigt og præcist frem til det ønskede resultat. På samme måde kan det ikke altid svare sig at forsøge at vride nogle svar ud af ERP-systemet, som det ganske enkelt ikke er designet til at levere.
